Nachfolgend möchten wir Sie informieren, welche personenbezogene Daten wir von Ihnen im Fall einer Registrierung an unserem Kandidat*innenportal bzw. einer Bewerbung per E-Mail oder Post auf eine konkrete Job-Position erheben, wozu wir diese benötigen, wie wir sie verwenden und an wen Sie sich bei Fragen wenden können.
Diese Erklärung richtet sich an Personen (nachfolgend auch Kandidat*innen genannt), die ein kostenloses Benutzerkonto im Rahmen unseres Kandidat*innenportals bei Talentor, entweder im Zuge einer Bewerbung oder initiativ, erstellen möchten, sowie an Kandidat*innen, die sich per E-Mail oder Post auf eine konkrete Position bewerben.
Wir sind die Talentor Austria GmbH (nachfolgend kurz „Talentor Austria“) mit Hauptsitz in Wien. Wir sind ein Executive Search Unternehmen in Österreich mit internationalen Franchise-Partnern. Wir sind spezialisiert auf die Suche und Beratung von Führungskräften im Top Management und mittleren Management.
Talentor Austria GmbH, FN 506548z
Geschäftsführung: Thomas Zembacher
Adresse: Seilerstätte 22/7-8, A-1010 Wien
Telefon: +43 1 52 38 207 710
E-Mail: office.austria@talentor.com
Wir haben Partner an den folgenden Standorten www.talentor.com/locations, die selbst für die Einhaltung der DSGVO in ihren rechtlichen Einheiten verantwortlich sind.
Zu unserem Unternehmen gehören die Eigentümergesellschaften Talentor International GmbH und epunkt GmbH sowie die Talentor Franchise-Partnergesellschaften, welche im Zuge von gemeinsamen (ev. Länderübergreifenden) Projekten Zugriff auf Ihre Daten erhalten können.
Als Kandidat*in können Sie Ihre Datenschutz-Rechte (siehe Punkt 10) zentral bei uns unter dataprotection.austria@talentor.com geltend machen. Alle verbundenen Unternehmen sind zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung der anwendbaren Datenschutzbestimmungen verpflichtet.
Wir nutzen Ihre Daten zur Karriereberatung und Vermittlung von Jobs.
Auf unserer Webseite haben Sie im Kandidat*innen-Portal die Möglichkeit, ein Benutzerkonto anzulegen. Damit bieten Sie uns die Möglichkeit, Sie aktiv über interessante Jobangeboten zu informieren.
Zudem können Sie sich über das Benutzerkonto direkt auf eine konkrete Job-Position bewerben.
Auch wenn Sie sich über E-Mail bewerben, nehmen wir Ihre Daten zur Bearbeitung der Bewerbung in unserer Datenbank auf. Im Fall einer aktiven Bewerbung nimmt ein*e Talentor Austria Mitarbeiter*in per E-Mail oder Telefon Kontakt mit Ihnen auf, um Sie über weitere Schritte zu informieren. Relevante Informationen aus diesen persönlichen Kontakten können von Ihrem/Ihrer Berater*in zusätzlich in Ihrem Benutzerkonto erfasst werden.
Leider ist nicht immer gleich die erste Bewerbung erfolgreich. Vorbehaltlich Ihrer Einwilligung (siehe Punkt 6) nimmt Talentor Austria daher wieder mit Ihnen Kontakt auf, sobald wir mit der Suche zu weiteren Job-Ausschreibungen beauftragt wurden, die zu Ihrem Profil passen.
Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Vermittlung auf konkrete Job-Positionen erfolgt bei einer E-Mail-Bewerbung auf Basis der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art 6 Abs 1 lit b DSGVO. Dabei wird ein Benutzerkonto auf Basis der von Ihnen übermittelten Daten erstellt. Dies ist für den Recruitingprozess notwendig und erfolgt aufgrund der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage von Ihnen, also Ihrer Bewerbung auf eine oder mehrere konkrete Job-Positionen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Mittels des Benutzerkontos können Sie Ihre Daten stets auf dem aktuellen Stand halten (Art 5 Abs 1 lit d DSGVO).
Im Zuge einer Profilanlage im Karriereportal durch Sie selbst – mit und/oder ohne Ihre aktive Bewerbung über das Karriereportal – verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Erstellung eines Kandidat*innenprofils sowie der damit verbundenen Empfehlung von Job-Positionen ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a).
Darüber hinaus werden Ihre Daten gegebenenfalls aus überwiegendem berechtigtem Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) sowie zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO), insbesondere im Zusammenhang mit der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (z.B. Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz), verarbeitet. Zu diesem Zweck werden Ihre Daten – sofern erforderlich – lediglich eingeschränkt gespeichert.
Sie sind zur Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet. Allerdings können wir ohne Ihre personenbezogenen Daten keine Bewerbungen entgegennehmen und Sie – falls gewünscht – nicht über passende Jobs informieren.
Datenkategorie | Zweck | Rechtsgrundlage |
IP Adresse, Registrierungsdaten (Login, Passwort, Akzeptieren der Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung) | Zur eindeutigen Identifikation und Überprüfung und Speicherung des aktiven Akzeptierens der Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung | Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) und Erfüllung von rechtlicher Verpflichtung (Art 6 Abs 1 lit c) |
Vor-, Nachname | Zur Bearbeitung der Bewerbung und ggf. Buchung eines Terminslots zum Interview | Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b) |
Anschrift | Zur Bearbeitung der Bewerbung | Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b) |
Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und Telefonnummer) | Zur Bearbeitung der Bewerbung und ggf. Online-Buchung eines Terminslots zum Interview | Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b) |
Bewerbungsunterlagen | Zur Bearbeitung der Bewerbung | Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b) |
Beruflicher Werdegang | Zur Bearbeitung der Bewerbung | Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b) |
Daten zu Ihrer Ausbildung | Zur Bearbeitung der Bewerbung | Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b) |
Berufliche Anforderungen | Zur Bearbeitung der Bewerbung | Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b) |
Fähigkeiten und Qualifikationen | Zur Bearbeitung der Bewerbung | Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b) |
Datum und Uhrzeit (der Registrierung bzw. Aktualisierung) | Zur Überprüfung der Datenaktualität und zur Abwicklung der optimalen Karriereberatung | Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) |
6.2 Im Zuge des weiteren Recruiting-Prozesses werden Ihre Daten dann durch eine*n Talentor Ansprechpartner*in ergänzt:
Datenkategorie | Zweck | Rechtsgrundlage |
Gesprächstermine, -notizen und Anmerkungen zu Ihrem Profil | Mit diesen Notizen können unsere Berater*innen zusätzliche Informationen zu Ihren Anforderungen & Wünschen sowie Ihren Erfahrungen festhalten und so in weiterer Folge beurteilen, ob eine Job-Position passend oder interessant für Sie ist. | Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) |
Aufenthaltsbewilligung (betrifft nur Personen aus Drittstaaten) | Zur Überprüfung, ob eine Anstellung aufenthaltsrechtlich möglich ist. | Erfüllung rechtliche Pflichten (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO) |
E-Mail-Kommunikation | Zur Dokumentation der Kommunikation und der durchgeführten Schritte. | Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO |
Job-Positionen, die wir Ihnen vorschlagen oder auf die Sie sich bewerben | Zur Dokumentation und Nachvollziehung, in welchen Job-Positionen Sie im Prozess sind. | Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO |
Verschlagwortung Ihres Profils zur besseren Auffindbarkeit (Kandidat*innenprofil) | Zur besseren Auffindbarkeit Ihres Profils in unserer Datenbank zum Zweck weiterer Jobangebote. | Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) |
Gehaltsdaten (bei erfolgreicher Vermittlung) | Im Falle einer erfolgreichen Vermittlung werden Ihre Gehaltsdaten gespeichert. Diese dient uns als Grundlage für die Rechnungslegung an Kund*innen und zu Statistikzwecken. | Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) |
Dienstbeginn (bei erfolgreicher Vermittlung) | Aufgrund von Garantieansprüchen im Falle einer vorzeitigen Dienstvertragsauflösung wird das Datum Ihres ersten Arbeitstages gespeichert. | Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) |
Arbeitgeber*in (bei erfolgreicher Vermittlung) | Im Falle einer erfolgreichen Vermittlung wird unser*e Kund*in, Ihr*e Arbeitgeber*in, vermerkt. Dies geschieht aus Rechnungslegungs-, Garantie- und Statistikzwecken. | Berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) |
Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass Gesundheitsdaten, Informationen über die rassische oder ethnische Herkunft, politische, religiöse, gewerkschaftliche oder sexuelle Orientierung zu den besonders schützenswerten Daten gehören (besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art 9 DSGVO). Deshalb möchten wir Sie bitten, solche Daten nicht an uns zu übermitteln. Weder in Form von Lebensläufen noch in Form anderer Dokumente und Unterlagen.
Um Ihnen als Kandidat*in effizient passende Job-Positionen vorschlagen zu können, verschlagworten wir – nach Erhalt der Einwilligung – Ihr Profil in unserer Datenbank zum Zwecke der besseren Auffindbarkeit. In die Verschlagwortung fließen Daten aus den Bewerbungsunterlagen zu Fähigkeiten, Qualifikationen, Gehaltswünschen, Dienstort, Reisebereitschaft oder zum beruflichen Werdegang ein. Bei neuen Jobangeboten werden die gespeicherten Profile der Kandidat*innen mittels dieser Schlagworte gesucht und gefunden und allen im Profil hinterlegten Daten werden dann mit den jeweiligen neuen Jobanforderungen abgeglichen.
In unseren Recruiting-Prozessen gibt es keine Automatismen, die dazu führen, dass Kandidat*innen vollautomatisch aus dem Bewerbungsprozess ausscheiden oder einem unserer Auftraggeber*innen automatisch vorgeschlagen werden. Die Entscheidung, welche Kandidat*innen für welche Positionen angesprochen werden oder an einen unserer Kund*innen weitergeleitet werden, trifft immer der oder die zuständige Talentor Austria Berater*in. Es besteht somit keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art 22 DSGVO.
Im Rahmen unserer Dienstleistungen können personenbezogene Daten durch KI-gestützte Systeme verarbeitet werden, etwa zur Analyse von Bewerbungsunterlagen und zur Generierung von Kandidatenberichten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO erfolgt nicht. Die Auswertung dient ausschließlich der Unterstützung unserer Consultants.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Personenbezogene Daten werden dabei nicht zum Training der eingesetzten KI-Modelle genutzt und ausschließlich zweckgebunden verarbeitet.
Telefonische Interviews oder Gespräche werden nur mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person aufgezeichnet. Die Aufzeichnungen dienen ausschließlich dem im Vorfeld kommunizierten Zweck (z.B. Dokumentation des Bewerbungsprozesses) und werden nach Wegfall des Zwecks bzw. auf Wunsch der betroffenen Person gelöscht. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
10.1 Talentor Austria Mitarbeiter*innen
Zur Zweckerfüllung haben die jeweils zuständigen Mitarbeiter*innen der Firma Talentor Austria sowie – sofern erforderlich – der mit Talentor Austria verbundenen Unternehmen (siehe Punkt 3) Zugriff auf alle unter Punkt 7 genannten Daten.
10.2 Talentor Austria Kund*innen
Im Rahmen des Recruiting-Prozesses werden Ihnen passende Job-Positionen vorgeschlagen oder Sie haben sich aktiv auf eine Position beworben. Nach einem Interview bei Talentor Austria, Rücksprache mit Ihnen und Ihrem erteilten Einverständnis leiten wir Ihre Daten für eine konkrete Job-Position an einzelne Kund*innen in Form eines Reports weiter.
D.h. der Kunde bzw. die Kundin erhält nicht vollen Zugriff auf Ihre Daten, sondern es wird ein positionsbezogener Report erstellt, der Ihre Stammdaten (Personen-, Adress- und Kontaktdaten), Ihre beruflichen Anforderungen (z.B. Wunschgehalt oder Kündigungsfrist), die Einschätzung zur Passung des/der Talentor Austria Recruiting Berater*in basierend auf geführten Gesprächen beinhaltet. Unsere Kund*innen sind vertraglich zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet.
10.3 Technische Dienstleister*innen
Für die Erbringung unserer Leistungen setzen wir mitunter Dienstleister*innen (sogenannte Auftragsverarbeiter) ein. Beispiele für solche Dienstleister*innen sind der Provider unserer Recruiting-Software oder Hosting-Provider, die uns Server für den Software-Betrieb zur Verfügung stellen. Diese Dienstleister*innen haben ausschließlich zu Wartungs- und Supportzwecken fallweise Zugriff auf Ihre Daten. Sie sind vertraglich durch eine Auftragsverarbeitervereinbarung gem. Art 28 DSGVO zur Vertraulichkeit und zu Datensicherheitsmaßnahmen verpflichtet, wobei die Einhaltung der Datensicherheitsmaßnahmen regelmäßig von uns überprüft wird. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Verarbeitung personenbezogener Daten in Drittländern.
10.4 Weitere Empfänger*innen
Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder zur Abwehr von Rechtsansprüchen kann es gegebenenfalls vorkommen, dass wir beispielsweise Behörden, Gerichten oder Rechtsvertreter*innen Zugriff auf Ihre Daten gewähren müssen.
Aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung (Artikel 15 bis 22) haben Sie das Recht auf Auskunft, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Berichtigung, Widerruf und Widerspruch. Nachfolgend möchten wir Ihnen einige dieser Rechte genauer erläutern:
Darüber hinaus haben Sie das Recht, bei der Datenschutzbehörde eine Beschwerde zu erheben, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgt. Die Kontaktdaten der österreichischen Datenschutzbehörde finden Sie hier: https://dsb.gv.at/ueber-die-datenschutzbehoerde/kontakt.
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie sie zur Erreichung der oben genannten Zwecke (z.B. zur Verteidigung von Rechtsansprüchen nach §§ 15 Abs 1, 29 Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Danach werden Ihre Daten unverzüglich und unaufgefordert gelöscht. Im Falle Ihrer Einwilligung erfolgt eine Verarbeitung grundsätzlich nur bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.
Wir behalten uns bei Kandidat*innen, denen wir trotz Einwilligung über einen längeren Zeitraum keine passenden Job-Positionen vorschlagen konnten, vor, diese Profile unaufgefordert zu löschen. Sollte es zu einem späteren Zeitpunkt eine für Sie interessante Job-Position geben, können Sie sich jederzeit erneut ein Benutzerkonto erstellen.
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzabteilung:
Talentor Austria GmbH
Data Protection Manager: Antonia Wild
Seilerstätte 22/7-8, A-1010 Wien
Datenschutz E-Mail: dataprotection.austria@talentor.com